Devis ou facture : ce qui les distingue, quand passer de l’un à l’autre, acomptes et corrections

Devis et facture se ressemblent : un en-tête, un client, des lignes, des totaux. Leur rôle est pourtant opposé. Le devis propose une opération à venir ; la facture constate une opération réalisée. Le premier relève de la relation commerciale ; la seconde est une pièce fiscale strictement encadrée.

Le devis : une offre qui engage

Le devis décrit la prestation ou les produits, leur prix, les conditions (délais, acompte, modalités de règlement) et sa durée de validité. Une fois accepté par le client — signature, « bon pour accord », bon de commande — il engage les deux parties sur ce contenu.

Le CGI n’impose pas de mentions au devis. Les bonnes pratiques :

• une durée de validité explicite (30 jours est courant) ;
• un numéro de suivi pour rattacher la facture au devis ;
• les conditions de paiement et, s’il y a lieu, l’acompte demandé ;
• une zone d’acceptation datée et signée ;
• le périmètre précis (ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas) et les hypothèses de prix ;
• les conditions d’annulation et de modification.

La facture : une pièce fiscale encadrée

L’article 145-III du CGI impose de délivrer des factures pré-numérotées et tirées d’une série continue, ou éditées par un système informatique selon une série continue, comportant notamment :

1. l’identité du vendeur ;
2. son identifiant fiscal et son numéro de taxe professionnelle ;
3. la date de l’opération ;
4. le nom ou la raison sociale, l’adresse et l’identifiant commun de l’entreprise (ICE) du client ;
5. les prix, quantités et nature des marchandises, travaux ou services ;
6. le montant de la TVA, de manière distincte (ou l’indication de l’exonération ou du régime suspensif) ;
7. les références et le mode de paiement.

Les entreprises soumises à l’IS, à l’IR au réel ou au simplifié, et les assujettis à la TVA doivent en outre se doter d’un système informatique de facturation répondant aux critères techniques fixés par l’administration (art. 145-IX). Les contribuables doivent aussi mentionner l’ICE sur les factures qu’ils délivrent (art. 145-VIII).

Les différences en un tableau

Transformer un devis en facture

Lorsque la prestation est réalisée, la facture reprend les lignes du devis accepté. Quelques réflexes :

• référencer le devis sur la facture (« selon devis n° … ») ;
• vérifier les écarts entre le devis et ce qui a réellement été livré : quantités, options, travaux supplémentaires ;
• déduire les acomptes déjà facturés ;
• contrôler les mentions du client, en particulier l’ICE pour un client professionnel.

Un outil de facturation qui transforme le devis en brouillon de facture évite la ressaisie, tout en laissant la facture suivre sa propre numérotation continue au moment de sa validation.

Les acomptes : un exemple chiffré

Un devis accepté porte sur une mission de 100 000 MAD HT (TVA 20 %, soit 120 000 TTC). Le devis prévoit 30 % à la commande.

La facture finale reprend le total de l’opération puis déduit l’acompte, en mentionnant la référence de la facture d’acompte. La TVA est exigible sur l’acompte à son encaissement : l’acompte de 36 000 TTC déclenche 6 000 de TVA ; il ne reste que 14 000 de TVA à déclarer sur le solde (voir l’article sur le fait générateur de la TVA).

Écritures du vendeur (principe)

À l’encaissement de l’acompte : débit du compte de trésorerie pour 36 000, crédit du compte 4421 « Clients — avances et acomptes reçus sur commandes en cours » pour 30 000 et crédit de la TVA facturée pour 6 000. À la facture finale : débit du compte client pour 120 000, crédit des ventes pour 100 000 et de la TVA facturée pour 20 000 ; l’acompte est ensuite imputé sur la créance, pour solder 36 000. La TVA déjà comptabilisée sur l’acompte n’est pas redéclarée.

Les travaux supplémentaires

Un chantier ou une mission évolue en cours de route. Pour éviter le litige :

1. Écrire la demande de travaux supplémentaires (courriel du client) avant de les exécuter.
2. Chiffrer un avenant ou un devis complémentaire, accepté par écrit.
3. Facturer les travaux supplémentaires distinctement ou sur la facture finale avec une ligne dédiée référencée à l’avenant.

Un client qui conteste un supplément non écrit aura toujours un argument ; un supplément documenté se défend.

Et si la facture est erronée ?

Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas : sa numérotation continue en dépend. L’erreur se corrige par un avoir qui fait référence à la facture d’origine, suivi si nécessaire d’une nouvelle facture.

Devis, proforma, bon de commande : ne pas confondre

Le circuit complet, avec les cas où chacun est facultatif ou obligatoire selon l’entreprise, est décrit dans l’article sur le circuit de vente.

Les situations délicates et les bons réflexes

Un avoir chiffré avec ses écritures

Une facture de 100 000 MAD HT (120 000 TTC) comporte 20 000 MAD HT d’une prestation non réalisée. L’entreprise émet un avoir de 20 000 HT (4 000 de TVA) :

Le solde du client passe de 120 000 à 96 000. Côté déclaration de TVA, l’avoir diminue la TVA de la période où il est comptabilisé. Sur la facture, l’avoir mentionne le numéro et la date de la facture d’origine, la raison de l’avoir et les montants (HT, TVA, TTC).

La numérotation : règles pratiques

Les factures suivent une série continue, sans trou ni doublon. Les bonnes pratiques :

1. Un seul compteur par série (ou une série par établissement, avec préfixe).
2. Aucune suppression : une facture erronée est annulée par un avoir, pas par la suppression de son numéro.
3. Pas de réutilisation des numéros.
4. Blocage du logiciel après validation : une facture validée n’est plus modifiable.
5. Contrôle mensuel de la séquence : un état liste les numéros émis et signale les manques.
6. Numéros distincts pour les devis, bons de commande et bons de livraison, qui ne sont pas soumis à la série fiscale.

Un trou dans la séquence est un signal d’alerte immédiat pour un vérificateur ; une explication documentée (facture annulée par un avoir référencé) le lève.

Un modèle de devis à adapter

Un devis efficace tient sur une page et comporte :

Un devis précis évite les litiges : le périmètre est écrit, le prix est chiffré, les hypothèses sont explicites. Sur ces bases, la facture reprend les lignes acceptées et son écart avec le devis se justifie par écrit.

Les erreurs fréquentes

• Confondre devis et bon de commande : le devis est l’offre du vendeur ; le bon de commande est l’engagement du client.
• Oublier la durée de validité : un devis sans date limite engage trop longtemps.
• Facturer sans rattacher au devis : la facture et l’accord de départ deviennent difficiles à rapprocher.
• Modifier une facture déjà envoyée au lieu d’émettre un avoir.
• Ne pas déduire l’acompte : le client paie deux fois, ou conteste.
• Oublier de conserver le devis accepté avec la facture.

Check-list avant d’émettre une facture

1. Le devis accepté correspond-il à ce qui a été livré ?
2. Les mentions obligatoires sont-elles complètes, côté vendeur et côté client ?
3. La TVA et le motif d’exonération éventuel sont-ils indiqués ?
4. Les acomptes déjà facturés sont-ils déduits et référencés ?
5. La date correspond-elle à celle de l’opération, et la numérotation suit-elle la série ?
6. Le mode de paiement et l’échéance sont-ils indiqués ?

Fiche pratique : devis et facture en dix points

Dix réflexes :

• Mentionner une durée de validité sur chaque devis.
• Faire signer l’acceptation.
• Référencer le devis sur la facture.
• Déduire les acomptes déjà facturés.
• Indiquer l’ICE du client professionnel.
• Faire figurer le mode de paiement.
• Ne jamais supprimer une facture : émettre un avoir.
• Contrôler la séquence des numéros chaque mois.
• Conserver devis, bons de livraison et factures ensemble.
• Faire valider les remises par une personne autorisée.

Cas particuliers et situations limites

Un client demande une facture proforma pour obtenir un financement. La proforma est un document commercial non comptable ; elle ne s’enregistre pas et ne consomme pas de numéro de la série fiscale.

Une prestation est facturée en plusieurs fois selon un calendrier. Chaque facture reprend la référence du devis et la part facturée ; une facture de solde récapitule le total et déduit les facturations antérieures.

Un devis est accepté par courriel. Le courriel d’acceptation, avec référence du devis et identité de l’expéditeur, est une preuve de l’accord ; conserver l’échange avec le devis.

Un client conteste une facture pour prix différent du devis. Rapprocher le devis, le bon de commande et la facture ; en cas d’erreur, émettre un avoir et une nouvelle facture.

Une facture est annulée avant envoi. Si la facture a déjà reçu un numéro, elle n’est pas supprimée : un avoir interne ou un statut « annulée » conserve la continuité de la série.