Conventions réglementées dans la société anonyme : autorisation du conseil, rapport spécial et sanctions

Un administrateur loue un local à la société, un actionnaire important lui consent un prêt, le directeur général fait réaliser des travaux par une entreprise qu’il contrôle : ces conventions sont légitimes, mais exposent la société à un risque de conflit d’intérêts. La loi 17-95 les soumet donc à une procédure de contrôle appelée conventions réglementées.

Qui est visé ? (art. 56)

La procédure s’applique à toute convention entre la SA et :

• l’un de ses administrateurs ;
• son directeur général ou directeur général délégué ;
• un actionnaire détenant, directement ou indirectement, plus de 5 % du capital ou des droits de vote.

Elle s’étend aux conventions où l’une de ces personnes est indirectement intéressée ou traite avec la société par personne interposée, et à celles conclues avec une entreprise dont l’un des dirigeants de la société est propriétaire, associé indéfiniment responsable, gérant, administrateur, directeur général, membre du directoire ou du conseil de surveillance.

La procédure en quatre temps

1. Information : l’administrateur ou le directeur général intéressé informe le conseil dès qu’il a connaissance du projet (art. 58). Il ne peut pas voter l’autorisation.
2. Autorisation préalable du conseil d’administration (art. 56). Elle intervient avant la conclusion.
3. Avis au commissaire aux comptes : le président du conseil avise le ou les commissaires aux comptes de toutes les conventions autorisées dans les 30 jours de leur conclusion (art. 58).
4. Approbation par l’assemblée générale ordinaire : le commissaire aux comptes présente un rapport spécial, l’assemblée statue. L’intéressé ne vote pas et ses actions ne sont pas prises en compte pour le quorum et la majorité.

Pour les sociétés faisant appel public à l’épargne : information détaillée du conseil sur la nature des relations et les raisons économiques (art. 58 bis) et publication dans un délai maximum de trois jours après la conclusion (art. 58 ter).

Les conventions exclues (art. 57)

Les opérations courantes conclues à des conditions normales ne sont pas soumises à autorisation. Elles sont cependant communiquées par l’intéressé au président, sauf si leur objet ou leurs implications financières ne sont significatives pour aucune des parties. La liste (objet, conditions) est transmise par le président aux membres du conseil et au commissaire aux comptes dans les 60 jours qui suivent la clôture.

Si l’exécution de conventions autorisées dans des exercices antérieurs se poursuit, le commissaire aux comptes en est informé dans les 30 jours suivant la clôture (art. 59).

Tableau récapitulatif

Un calendrier pour une société anonyme

Société clôturant ses comptes au 31 décembre. Un administrateur propose de louer à la société un local pour ses bureaux.

La différence entre le loyer convenu et le loyer de marché (2 000 MAD par mois, soit 24 000 MAD par an) est précisément ce que l’assemblée et le commissaire aux comptes examineront. Un loyer au prix de marché, documenté par des offres comparables, rend la convention plus facile à défendre, même si la procédure doit être suivie dans tous les cas.

Quelques exemples à analyser

Le critère n’est pas le montant : c’est la qualité des parties et le caractère normal ou non des conditions. En cas de doute, mieux vaut soumettre la convention que risquer une annulation.

Une procédure à documenter

Pour chaque convention, le dossier comprend : la note de présentation du projet, l’avis de l’intéressé et son abstention, l’extrait du procès-verbal du conseil, la copie de l’avis au commissaire aux comptes avec accusé de réception, la comparaison avec des conditions de marché et, après l’assemblée, la résolution d’approbation. Ce dossier est la meilleure défense de la société et des administrateurs en cas de litige.

Les effets (art. 60 et 61)

• Les conventions approuvées, comme celles qui sont désapprouvées, produisent leurs effets à l’égard des tiers, sauf annulation pour fraude.
• Les conséquences préjudiciables pour la société des conventions désapprouvées peuvent être mises à la charge de l’administrateur, du DG, du DG délégué ou de l’actionnaire intéressé, voire des autres administrateurs.
• Les conventions conclues sans autorisation préalable peuvent être annulées si elles ont eu des conséquences dommageables pour la société. L’action en nullité se prescrit par trois ans à compter de la date de la convention (ou de sa révélation en cas de dissimulation).
• La nullité peut être couverte par un vote de l’AG sur rapport spécial du CAC exposant pourquoi la procédure n’a pas été suivie.
• La décision de l’AG ne fait pas obstacle à l’action en dommages-intérêts.

Le rôle du commissaire aux comptes

Le CAC identifie les parties liées et les conventions (norme 3550), vérifie leur autorisation, les mentionne dans son rapport spécial (nature, objet, modalités, montants), et signale celles qui n’ont pas été soumises à autorisation. L’identification complète des parties liées figure aussi dans la lettre d’affirmation de la direction.

Le registre des parties liées : un modèle

Pour identifier les conventions à soumettre, la société tient un registre des personnes visées et des opérations conclues avec elles.

Le registre est mis à jour à chaque conseil d’administration par un point systématique à l’ordre du jour : « Déclaration des liens d’intérêts et opérations avec les parties liées ». Il est transmis au commissaire aux comptes, qui l’utilise pour son rapport spécial. Un administrateur qui ne déclare pas un lien d’intérêt engage sa responsabilité.

Un exemple chiffré : le prêt d’un actionnaire

Un actionnaire détenant 28 % du capital consent à la société un prêt de 3 000 000 MAD à 6 %, alors que le taux bancaire de marché pour une opération comparable est de 8 %.

La convention est favorable à la société, mais elle reste soumise à la procédure : l’actionnaire est visé (plus de 5 % du capital). Le rapport spécial mentionne la convention, ses conditions et son effet. L’appréciation de l’intérêt de la société est facilitée par la comparaison avec le marché. Fiscalement, les intérêts versés à un associé sont soumis aux conditions de déductibilité des comptes courants si le prêt est qualifié d’avance d’associé (voir l’article sur les intérêts de comptes courants).

Ce que contient le rapport spécial du commissaire aux comptes

Le rapport est présenté à l’assemblée avant le vote sur les conventions. L’intéressé ne vote pas. Une convention non approuvée produit ses effets à l’égard des tiers ; ses conséquences préjudiciables peuvent être mises à la charge des responsables (voir plus haut).

Cinq questions pour décider si une convention est « réglementée »

1. La contrepartie est-elle une personne visée (administrateur, directeur général, actionnaire de plus de 5 %, entreprise liée) ?
2. L’opération est-elle courante et conclue à des conditions normales ? Si oui, elle est communiquée mais non autorisée.
3. Le montant est-il significatif ? Une opération courante insignifiante est dispensée de communication.
4. L’intérêt de la société est-il préservé ? Prix, durée, garanties comparables au marché.
5. La procédure est-elle documentée ? Autorisation préalable, avis au commissaire aux comptes dans les délais, rapport spécial.

En cas de doute, soumettre la convention est la solution la plus prudente : une convention régulièrement autorisée protège la société et les dirigeants.

Bonnes pratiques

1. Tenir un registre des conventions et des parties liées, mis à jour à chaque conseil.
2. Consulter le juridique avant toute opération avec un dirigeant ou un actionnaire important.
3. Documenter les conditions (prix de marché, comparaison avec des tiers).
4. Écrire l’autorisation au procès-verbal du conseil, avec les motifs et l’abstention de l’intéressé.
5. Informer le CAC dans les 30 jours, par écrit.
6. Préparer la liste des opérations courantes au plus tard 60 jours après la clôture.
7. Anticiper l’impact fiscal : un prix de transfert anormal ou une libéralité est réintégré (voir charges non déductibles).

Cas particuliers et situations limites

La convention est conclue en urgence avant le conseil. L’autorisation doit être préalable ; en cas d’urgence, convoquer le conseil par visioconférence ou obtenir l’approbation par écrit selon les statuts. Une convention conclue sans autorisation préalable est exposée à l’annulation si elle cause un préjudice.

Le président est lui-même partie à la convention. Il informe le conseil, ne vote pas ; un autre administrateur ou le directeur général préside le point de l’ordre du jour.

La convention est reconduite tacitement chaque année. Elle reste soumise à la procédure d’information : le commissaire aux comptes est informé de la poursuite de son exécution dans les 30 jours de la clôture.

La société fait appel public à l’épargne. Les règles d’information renforcées s’appliquent (détail des relations et raisons économiques, publication dans les trois jours).

La convention est conclue avec la filiale d’un administrateur. La personne interposée ou l’entreprise dirigée par l’administrateur est visée : la convention est soumise à la procédure comme si l’administrateur contractait directement.

À retenir

Trois mots résument la procédure : informer (l’intéressé alerte le conseil), autoriser (le conseil décide avant la conclusion, sans l’intéressé) et approuver (l’assemblée statue sur le rapport spécial). Le registre des parties liées et le dossier de chaque convention constituent la meilleure protection de la société et de ses dirigeants.

En résumé

Avant de signer avec un administrateur, un dirigeant ou un actionnaire de plus de 5 %, trois questions : la personne est-elle visée, l’opération est-elle courante à des conditions normales, la procédure d’autorisation est-elle documentée ? Dans le doute, soumettre la convention au conseil protège la société et ses dirigeants.